DIRECTIVES CONCERNANT LES ÉLECTIONS DE L’ASSOCIATION DU PERSONNEL RETRAITÉ DU SCFP

DIRECTIVES CONCERNANT LES ÉLECTIONS DE L’ASSOCIATION DU PERSONNEL RETRAITÉ DU SCFP

Mise à jour mai 2021

1. À la fin de l’hiver ou au début du printemps de la troisième année de son mandat[i], le conseil exécutif de l’APRS tiendra une réunion pour fixer la date de l’élection du prochain conseil exécutif à l’automne de la même année. Il nommera aussi trois membres qui formeront le comité des élections et établira un calendrier des étapes, telles que décrites ci-après.

2. Les administrateurs et les représentants des sections régionales qui désirent se présenter ne peuvent être membres du comité des élections.

3. Un des membres du comité des élections résidera à Ottawa ou dans les environs pour permettre à l’APRS de profiter du soutien logistique offert par le SCFP. Ce membre fera le lien entre le comité et le ou les membres du personnel du SCFP qui assiste l’APRS.

4. Un membre du comité des élections sera nommé président et agent de liaison avec le conseil exécutif.

5. Au moins un membre du comité des élections sera bilingue et possédera une compétence suffisante à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais, pour pouvoir traduire les communications du comité. Si aucun membre n’est bilingue, on désignera une personne pour aider le comité avec la traduction selon les besoins.

6. Le comité des élections se rencontrera électroniquement (par téléphone ou vidéoconférence) à moins que ce ne soit possible physiquement sans engager de frais de déplacement (ou si le conseil exécutif a pré-approuvé de couvrir les frais de déplacements).

7. Le conseil exécutif déterminera, avant toute communication aux membres à propos des élections, si les élections se feront par la poste ou par courriel, ou une combinaison de ces deux méthodes. Le conseil peut demander aux membres leur choix de méthode. Peu importe ce choix, tous les membres pour qui l’Association a une adresse postale ou de courriel, doivent avoir l’occasion de participer aux élections à partir de cette adresse.

8. Les communications – par la poste ou électroniques – aux membres de la province de Québec doivent être en français ou bilingues. Les messages français et anglais doivent être envoyés simultanément.

9. Le conseil exécutif fournira au comité des élections la plus récente liste des membres et leurs coordonnées obtenues du SCFP.

10. Chaque membre peut voter pour chacun des membres du conseil exécutif, et les membres de chaque région peuvent voter pour un représentant de leur section régionale. Tout différend quant à la région où un membre peut voter sera traité et tranché par le comité des élections.

11. Procédures des élections

11.1. À la date fixée par le conseil exécutif en consultation avec le comité des élections, un avis d’élection pour le conseil exécutif de l’APRS (tel qu’indiqué dans les Règlements) sera expédié à tous les membres de l’Association à leur dernière adresse connue, postale ou de courriel. L’avis comprendra de l’information sur les procédures et le calendrier des élections, ainsi qu’un formulaire de mise en candidature. Ce formulaire indiquera l’endroit au SCFP où travaillait le candidat, car plus d’une personne porte le même nom au sein de l’APRS.

11.2. Les membres doivent retourner les formulaires de mise en candidature remplis dans un délai de quatre (4) semaines.

11.3. Les formulaires de mise en candidature doivent être signés (ou accompagnés d’une confirmation écrite ou par courriel) par le candidat et la personne qui le présente. Les signatures électroniques sont acceptées.

11.4. Les candidats aux postes d’administrateurs doivent être des membres en bonne et due forme de l’Association. Ils peuvent être proposés par n’importe quel autre membre en bonne et due forme de l’Association.

11.5. Les candidats à l’un des postes de représentants des sections régionales de l’une des neuf (9) sections régionales doivent être proposés par un autre membre en bonne et due forme de cette région.

11.6. À ce stade, les membres peuvent être candidat à plus d’un poste, mais ne pourront en briguer qu’un seul. Les auteurs des mises en candidature ne peuvent présenter qu’une seule personne pour un poste donné, mais peuvent proposer plus d’une personne à différents postes.

11.7. Cinq (5) semaines après l’envoi de l’avis d’élection et des formulaires de mise en candidature, le comité des élections se réunira pour recevoir et examiner les candidatures. La liste des candidats sera envoyée au conseil exécutif.

11.8. Au cours de la même semaine, les candidats seront informés – par téléphone ou par courriel – de la réception de leur candidature. On leur fournira la liste de tous les candidats pour tous les postes à pourvoir. On leur demandera d’indiquer par écrit (courriel) s’ils acceptent ou non la nomination, et ce, dans un délai d’une semaine. Chaque membre ne peut briguer qu’un seul poste.

11.9. Les candidats à l’élection pour un poste contesté devront présenter, dans un délai de deux (2) semaines, un feuillet explicatif bilingue sur eux-mêmes et leurs buts pour l’APRS qui sera distribué aux membres. Les candidats sont responsables de la traduction. L’APRS peut fournir les coordonnées de traducteurs. Le comité des élections examinera les feuillets pour s’assurer qu’ils respectent les pratiques de non-discrimination et d’éthique de l’Association. Si le conseil détermine qu’un dépliant ne respecte pas celles-ci, il demandera au candidat de le modifier avant sa distribution.

11.10. Le comité des élections dressera la liste des candidats pour chacun des postes et indiquera quels postes sont pourvus par acclamation et l’acheminera au conseil exécutif dans un délai d’une (1) semaine.

11.11. Le comité des élections, en consultation avec le conseil exécutif, élaborera un bulletin de vote qui sera expédié à tous les membres.

11.12. Quatre (4) semaines avant la date des élections, un envoi à tous les membres comprendra :  une lettre expliquant les procédures et le calendrier des élections, dont la date à laquelle les bulletins de vote doivent être reçus afin d’être comptabilisés;  une liste des personnes élues par acclamation et des postes connexes;  un ou des bulletins de vote, le cas échéant, pour les élections pour les postes brigués par plus d’un candidat;  l’information à propos du candidat, fournie par ce dernier;  si la poste est utilisée, une enveloppe vierge pour insertion du bulletin de vote rempli et une enveloppe adressée et affranchie qui servira à envoyer l’enveloppe avec le bulletin de vote au comité des élections à l’adresse indiquée à cet effet;  si le courriel est utilisé, les instructions pour garantir qu’un membre ne vote qu’une fois et que son vote demeure anonyme;  ou les deux, si les deux méthodes de vote sont utilisées.

11.12 L’information concernant les candidats pour les postes de représentants des sections régionales ne sera envoyée qu’aux membres admissibles à voter pour ces postes.

11.13 Cinq (5) semaines après l’envoi des bulletins de vote – une (1) semaine après l’échéance pour le retour des bulletins de vote remplis – le comité des élections se réunira pour procéder au dépouillement.

11.14 Le comité des élections informera le conseil exécutif des résultats, de même que les candidats aux postes contestés, y compris le nombre de votes.

11.15 Le comité des élections présentera un rapport final au conseil exécutif pour sa prochaine réunion.

11.16 Dans un délai de deux (2) semaines, le conseil exécutif expédiera à tous les membres de l’APRS les résultats finaux des élections au conseil exécutif de l’APRS.

12. Le conseil exécutif sortant se joindra au conseil exécutif nouvellement élu pour la dernière réunion du conseil exécutif sortant dans un délai de deux (2) mois après les élections. Le nouveau conseil exécutif fixera la date de sa première réunion dans la prochaine année civile.

[i] 1 Si l’APRS décide, pour quelque raison que ce soit, que des élections sont nécessaires à une autre année, les présentes directives s’appliqueront.